W dniu 20.02.2015r. wpłynęły drogą mailową do siedziby Zamawiającego następujące zapytania:

Szanowni Państwo,

proszę o odpowiedź na następujące pytanie:

· Czy Wykonawca odpowiada za rejestrację uczestników?

· Czy prelegenci mogą mieć wykształcenie wyższe magisterskie z socjologii lub pracy socjalnej, lub pedagogiki?

· Proszę o podanie szczegółowej specyfikacji materiałów tj. teczka, długopis. Podane dane nie pozwalają dokonać dokładnej wyceny.

 

ZAMAWIAJĄCY ODPOWIADA:

Zgodnie z treścią zapytania ofertowego nr PO.272.2.4.2015 na Kompleksowa organizacja i obsługa konferencji regionalnej w Łebie w ramach projektu innowacyjnego testującego pn. „Droga do samodzielności"

 
Czy Wykonawca odpowiada za rejestrację uczestników?

 
Zamawiający określił cyt. „

Ø ZADANIA WYKONAWCY - OBSŁUGA KONFERENCJI

1. Wykonawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Zamawiającym przy obsłudze konferencji i w tym celu wyznaczy obecnego na miejscu przedstawiciela.

2. W zakresie obsługi konferencji Wykonawca jest zobowiązany do sprawowania nadzoru nad całościową oprawą organizacyjną konferencji, w tym:

· przygotowanie i podanie cateringu,

· zapewnienie sprzątnięcia sali konferencyjnej i pomieszczeń pomocniczych w obiekcie po zakończeniu wydarzenia;

· zapewnienie obsługi szatni;

· zapewnienie dla uczestników konferencji min. 20 bezpłatnych miejsc pakingowych.

 

Ø DODATKOWE INFORMACJE (WYMOGI I OBOWIĄZKI WYKONAWCY ORAZ ZAMAWIAJĄCEGO)

1.  Wykonawca będzie zobowiązany do:

a) wykonania przedmiotu umowy z zachowaniem terminów zgodnie z zasadami współczesnej wiedzy
i obowiązującymi przepisami, złożoną ofertą oraz treścią zapytania ofertowego;

b) zachowania należytej staranności oraz rzetelnego przygotowania się do realizacji konferencji, w tym:

- wykorzystania podczas prelekcji  materiałów opracowanych w ramach projektu Droga do samodzielności,

- sporządzenia listy potwierdzającej obecność uczestników konferencji,

- sporządzenia dokumentacji fotograficznej z przebiegu konferencji,

c) współpracy z personelem projektu „Droga do samodzielności", m.in. w tym celu wyznaczy przedstawiciela obecnego w miejscu organizacji konferencji;

d) sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego dotyczącego wykonania usługi w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia zakończenia jej świadczenia

(....)

3.  Zamawiający:

a) przeprowadzi nabór uczestników konferencji. Wykonawca jest zobowiązany do przyjęcia skierowanych przez Zamawiającego uczestników,

b) nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę i uczestników/uczestniczki podczas wykonywania przedmiotu umowy".

 
W żadnym z ww. punktów zapytania ofertowego Zamawiający nie wskazał aby Wykonawca był odpowiedzialny za rejestrację uczestników.

Zamawiający określił, iż Wykonawca jest zobowiązany do:

- ścisłej współpracy z Zamawiającym przy obsłudze konferencji i w tym celu wyznaczy obecnego na miejscu przedstawiciela

- sprawowania nadzoru nad całościową oprawą organizacyjną konferencji

- sporządzenia listy potwierdzającej obecność uczestników konferencji,

- przyjęcia skierowanych przez Zamawiającego uczestników.

 

·  Czy prelegenci mogą mieć wykształcenie wyższe magisterskie z socjologii lub pracy socjalnej, lub pedagogiki?

Zamawiający w punkcie ZADANIA WYKONAWCY - ZATRUDNIENIE EKSPERTÓW/PRELEGENTÓW

określił jakim wykształceniem powinien wykazać się każdy z ekspertów/prelegentów cyt. „

Ekspert/prelegent nr 1:

1) Wymagane wykształcenie (potwierdzone oświadczeniem Wykonawcy w zał. nr 4 Wykaz osób (kadry dydaktycznej), które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia):

- Tytuł magistra psychologii;

- Orientacja w problematyce związanej z usamodzielnianiem;

- Orientacja w tematyce związanej z pracą pracowników działających na rzecz Instytucji Integracji Społecznej;

- Rozległa wiedza na temat mentoringu, coachingu i tutoringu oraz korzystania z tych metod w praktyce;

2)Wymagane doświadczenie: (potwierdzone oświadczeniem Wykonawcy w zał. nr 4 Wykaz osób (kadry dydaktycznej), które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia)

- doświadczenie w pracy z osobami wykluczonymi społecznie lub zagrożonymi wykluczeniem społecznym;

- doświadczenie w prowadzeniu szkoleń/wykładów/prelekcji z zakresu mentoringu (co najmniej 1 szkolenie/wykład/prelekcja).


Ekspert/prelegent nr 2:

1) Wymagane wykształcenie (potwierdzone oświadczeniem Wykonawcy w zał. nr 4 Wykaz osób (kadry dydaktycznej), które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia):

- Tytuł magistra psychologii;

- Orientacja w problematyce związanej z usamodzielnianiem;

- Orientacja w tematyce związanej z pracą pracowników działających na rzecz Instytucji Integracji Społecznej;

- Rozległa wiedza na temat skutecznego komunikowania się, motywowania, zjawiska wyuczonej bezradności i sposobów walki z nim.

2)Wymagane doświadczenie (potwierdzone oświadczeniem Wykonawcy w zał. nr 4 Wykaz osób (kadry dydaktycznej), które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia):

- doświadczenie w pracy z osobami wykluczonymi społecznie lub zagrożonymi wykluczeniem społecznym;

- doświadczenie w prowadzeniu szkoleń/wykładów/prelekcji z zakresu skutecznego motywowania
(co najmniej 1 szkolenie/wykład/prelekcja)".

·  Proszę o podanie szczegółowej specyfikacji materiałów tj. teczka, długopis. Podane dane nie pozwalają dokonać dokładnej wyceny.


Zamawiający ZADANIA WYKONAWCY - PRZYGOTOWANIE I ORGANIZACJA KONFERENCJI
w punkcie 4 określił materiały (tj. teczkę, długopis) cyt. „.... Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć w dniu konferencji - przed jej rozpoczęciem w ilości 100 sztuk teczki kartonowe A4 (lakierowane koloru fioletowego, zamykane na gumkę) wraz z długopisem, w które włożone zostaną wydrukowane przez Wykonawcę prezentacje wraz z długopisem".

W związku z powyższym szczegółowa specyfikacja ww. materiałów przedstawia się następująco:

1. Teczka:

· ilość: 100 sztuk
· wykonana z kartonu
· rozmiar: format A4
· lakierowana
· kolor: fioletowy
· zamykana na gumkę (okrągła, pionowa gumka chroni zawartość przed wysunięciem)

2. Długopis:

Długopis składa się z obudowy oraz rurki wypełnionej gęstym tuszem i zakończonej obsadką. W obsadce umieszczona jest kulka o średnicy około 1 mm. Podczas pisania kulka obraca się, rozprowadzając równomiernie tusz po kartce papieru.

w trybie art. 4 pkt. 8 ustawy  z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2013r., poz. 907 z późn. zm.) na podstawie zapytania ofertowego, zgodnie z zasadą efektywnego zarządzania finansami
(wg. procedury dla zasady konkurencyjności) określonej w Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
                                          
W związku z realizacją projektu innowacyjnego testującego pn. „Droga do samodzielności", współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet VII „Promocja integracji społecznej", Działanie 7.2 Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej, Poddziałanie 7.2.2 Wsparcie ekonomii społecznej).

Zwracamy się z zapytaniem ofertowym na Kompleksowa organizacja i obsługa konferencji regionalnej w Łebie w ramach projektu innowacyjnego testującego pn. „Droga do samodzielności" współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.


1.    NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO


Beneficjent projektu - Powiat Lęborski, ul. Czołgistów 5, 84-300 Lębork, tel.: (59) 86 32 825, faks: (59) 86 32 850, e-mail: starostwo_lebork@poczta.onet.pl, adres strony internetowej: http://powiatleborski.bip.gov.pl/


2.    INFORMACJE OGÓLNE O PROJEKCIE DOT. PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Głównym celem projektu - wprowadzenia innowacji jest zwiększenie oferty instytucji z terenu powiatu lęborskiego działających na rzecz integracji społecznej (PCPR  Lębork, Miejskie Ośrodki Pomocy Społecznej Lębork i Łeba, Ośrodki Pomocy Społecznej Wicko i Cewice, Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej Nowa Wieś Lęborska) w latach 2012-2015 poprzez wypracowanie kompleksowego programu nowych form i metod pracy oraz działania z osobami opuszczającymi formy opieki zastępczej - usamodzielnianymi (prowadzące do zatrudnienia) oraz jego upowszechnienie i włączenie do głównego nurtu praktyki na terenie województwa pomorskiego.

Cel ten zostanie osiągnięty m.in. poprzez zwiększenie aktywności zawodowej i społecznej grupy 20 (13K, 7M) usamodzielnianych wychowanków z terenu powiatu lęborskiego zagrożonych wykluczeniem społecznym poprzez udział w wypracowanym innowacyjnym kompleksowym programie działania z usamodzielnianymi do 30.06.2014r.

Problem, na który odpowiada innowacja

Głównym problemem jest zbyt mała oferta instytucji działających w sferze integracji społecznej na terenie powiatu lęborskiego wynikająca z braku wypracowanego kompleksowego programu nowych form i metod pracy oraz działania z osobami opuszczającymi formy opieki zastępczej-usamodzielnianymi.


3.     OPISU PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Kody CPV:

39.22.20.00-4 Artykuły cateringowe

55.30.00.00-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55.32.00.00-9 Usługi podawania posiłków

55.32.10.00-6 Usługi przygotowywania posiłków

55.32.20.00-3 Usługi gotowania posiłków

55.51.10.00-5 Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów

55.52.00.00-1 Usługi dostarczania posiłków

70.22.00.00-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne

80.50.00.00-9 Usługi szkoleniowe

80.52.10.00-2 Usługi opracowywania programów szkoleniowych

 

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa konferencji regionalnej w Łebie w ramach projektu innowacyjnego testującego pn. „Droga do samodzielności, w tym:

a)    wynajem sali konferencyjnej dla 100 osób,

b)   przygotowanie, organizacja i obsługa konferencji,

c)    pełnienie funkcji ekspertów/prelegentów podczas konferencji,

d)   zapewnienie cateringu dla 100 osób podczas konferencji

 

KONFERENCJA MA NA CELU upowszechnienie produktu finalnego pn. „Kompleksowy program nowych form i metod pracy oraz działania z osobami opuszczającymi formy opieki zastępczej - usamodzielnianymi" opracowanego w ramach projektu innowacyjnego testującego „Droga do samodzielności" współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego


ZADANIA WYKONAWCY - WYNAJEM SALI KONFERENCYJNEJ DLA 100 OSÓB

1.    Zapewnienie sali konferencyjnej do przeprowadzenia konferencji, położonej w granicach administracyjnych miasta Łeby. Sala konferencyjna musi być umiejscowiona w odległości maksymalnie 2500 m od dworca PKP w Łebie (potwierdzone oświadczeniem Wykonawcy w zał. nr 5 oświadczenie o dysponowaniu odpowiednim potencjałem technicznym do wykonania zamówienia).

2.    Konferencja odbędzie się jednego dnia, w dzień roboczy, w godzinach od 10:00 do 16:00 w terminie od 5 do 29 maja 2015r.

Wynajem Sali konferencyjnej musi uwzględniać czas na wykonanie niezbędnych czynności organizacyjnych przed i po zakończonej konferencji - min. 60 min.

3.    Sala konferencyjna powinna:

• mieć powierzchnie min.  120 m²,
• posiadać minimum 110 miejsc siedzących w ustawieniu teatralnym/kinowym,
• spełniać warunki do przeprowadzenia konferencji, m.in. system wentylacyjny, oświetlenie oraz dostęp do internetu,
• być wyposażona w co najmniej w:

- odpowiednią ilość stołów niezbędnych do serwowania cateringu w postaci stołu szwedzkiego,

- swobodny dostęp do gniazd elektrycznych,

- projektor multimedialny,

- szerokokątny ekran o wymiarach min. 2 m (szer.)  x 1,8 m (wys.),

- tablicę typu „flipchart", pisaki,

- odpowiednie nagłośnienie (w sali konferencyjnej powinny znaleźć się min. 2 mikrofony - jeden dla eksperta/prelegenta, drugi bezprzewodowy, dający możliwość wypowiedzi uczestnikom konferencji),

- sala powinna spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są konferencje/seminaria,

- Wykonawca  ma obowiązek utrzymać pomieszczenia w czystości i porządku.

 

4.    Wykonawca zapewni:

- podłączenie wszelkiego sprzętu oświetleniowego, nagłośnieniowego i audiowizualnego użytego podczas konferencji i jego obsługę podczas jej trwania,

- odpowiedniej ilości sanitariatów oraz obsługę szatni.

 
ZADANIA WYKONAWCY - PRZYGOTOWANIE I ORGANIZACJA KONFERENCJI

1.    Planowany czas konferencji: 10:00-16:00, co stanowi 6 godzin zegarowych (godzina zegarowa konferencji liczy 60 minut)

2.    Ilość uczestników: 100 osób

3.    Szczegółowy program konferencji Zamawiający przekaże Wykonawcy w dniu podpisania umowy.

4.    Najpóźniej 5 dni przed planowaną konferencją Wykonawca prześle Zamawiającemu drogą poczty elektronicznej na adres: droga@starostwolebork.pl przygotowane przez ekspertów/prelegentów prezentacje na konferencję. Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić wszelkie uwagi Zamawiającego dotyczące treści merytorycznej jaką będzie poruszał dany ekspert/prelegent. Po akceptacji materiałów ze strony Zamawiającego Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć w dniu konferencji - przed jej rozpoczęciem
w ilości 100 sztuk teczki kartonowe A4 (lakierowane koloru fioletowego, zamykane na gumkę) wraz z długopisem, w które włożone zostaną wydrukowane przez Wykonawcę prezentacje wraz z długopisem.

 
ZADANIA WYKONAWCY - OBSŁUGA KONFERENCJI

1. Wykonawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Zamawiającym przy obsłudze konferencji i w tym celu wyznaczy obecnego na miejscu przedstawiciela.

2. W zakresie obsługi konferencji Wykonawca jest zobowiązany do sprawowania nadzoru nad całościową oprawą organizacyjną konferencji, w tym:

·      przygotowanie i podanie cateringu,

·      zapewnienie sprzątnięcia sali konferencyjnej i pomieszczeń pomocniczych w obiekcie po zakończeniu wydarzenia;

·      zapewnienie obsługi szatni;

·      zapewnienie dla uczestników konferencji min. 20 bezpłatnych miejsc pakingowych.


ZADANIA WYKONAWCY - ZATRUDNIENIE EKSPERTÓW/PRELEGENTÓW

1. Pełnienie funkcji ekspertów/prelegentów podczas konferencji upowszechniającej produkt finalny „Kompleksowy program nowych form  i metod pracy oraz działania z osobami opuszczającymi formy opieki zastępczej - usamodzielnianymi" będzie polegało na:

Ekspert/prelegent nr 1:

- opracowanie materiałów i wygłoszenie prelekcji nt. „Rola mentoringu w pracy z osobami usamodzielnianymi
i innymi klientami pomocy społecznej";

- przedstawieniu prezentacji multimedialnej przygotowanego materiału i jego wygłoszenie na konferencji;

- wymiar czasowy świadczonej usługi wynosi 1,5 godziny.

 
Ekspert/prelegent nr 2

- opracowanie materiałów i wygłoszenie prelekcji nt. „Skuteczne wspieranie, motywowanie, kierowanie
w procesie usamodzielnienia";

- przedstawieniu prezentacji multimedialnej przygotowanego materiału i jego wygłoszenie na konferencji;

- wymiar czasowy świadczonej usługi wynosi 1 godzinę.

 
Wszystkie opracowane materiały (fioletowa teczka wraz z wydrukowaną prezentacją i długopisem) powinny być  oznakowane przez Wykonawcę zgodnie z aktualnymi „Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL", w szczególności posiadać odpowiednie logotypy, a także zawierać informację o współfinansowaniu działań ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Z uwagi na zagadnienia prezentowane przez ekspertów/prelegentów w trakcie konferencji Wykonawca musi dysponować co najmniej 2 osobami spełniającymi poniższe wymagania:

Ekspert/prelegent nr 1:

 
1) Wymagane wykształcenie (potwierdzone oświadczeniem Wykonawcy w zał. nr 4 Wykaz osób (kadry dydaktycznej), które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia):

- Tytuł magistra psychologii;

- Orientacja w problematyce związanej z usamodzielnianiem;

- Orientacja w tematyce związanej z pracą pracowników działających na rzecz Instytucji Integracji Społecznej;

- Rozległa wiedza na temat mentoringu, coachingu i tutoringu oraz korzystania z tych metod w praktyce;

2) Wymagane doświadczenie: (potwierdzone oświadczeniem Wykonawcy w zał. nr 4 Wykaz osób (kadry dydaktycznej), które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia)

- doświadczenie w pracy z osobami wykluczonymi społecznie lub zagrożonymi wykluczeniem społecznym;

- doświadczenie w prowadzeniu szkoleń/wykładów/prelekcji z zakresu mentoringu
(co najmniej 1 szkolenie/wykład/prelekcja).


Ekspert/prelegent nr 2:

 
1) Wymagane wykształcenie (potwierdzone oświadczeniem Wykonawcy w zał. nr 4 Wykaz osób (kadry dydaktycznej), które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia):

- Tytuł magistra psychologii;

- Orientacja w problematyce związanej z usamodzielnianiem;

- Orientacja w tematyce związanej z pracą pracowników działających na rzecz Instytucji Integracji Społecznej;

- Rozległa wiedza na temat skutecznego komunikowania się, motywowania, zjawiska wyuczonej bezradności i sposobów walki z nim.

2) Wymagane doświadczenie (potwierdzone oświadczeniem Wykonawcy w zał. nr 4 Wykaz osób (kadry dydaktycznej), które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia):

- doświadczenie w pracy z osobami wykluczonymi społecznie lub zagrożonymi wykluczeniem społecznym;

- doświadczenie w prowadzeniu szkoleń/wykładów/prelekcji z zakresu skutecznego motywowania
(co najmniej 1 szkolenie/wykład/prelekcja).

 
Uwaga! Obie prelekcje prowadzone będą tylko przez osoby wskazane w ofercie.

W przypadku braku możliwości pełnienia funkcji ekspertów/prelegentów przez osoby wskazane w ofercie
w wyniku nieprzewidywalnych zdarzeń losowych (długotrwała choroba, śmierć, rozwiązanie stosunku pracy ze strony ekspertów/prelegentów) Wykonawca zapewni zastępstwo przez osobę lub osoby o wykształceniu
i doświadczeniu równym lub większym niż osoby zastępowane. Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie poinformować Zamawiającego o tym fakcie i wskazać osobę zastępującą, przyczyny nieobecności osoby zastępowanej, okres zastępstwa, dostarczyć kserokopię zwolnienia lekarskiego, kserokopię aktu zgonu lub kserokopię podania o rozwiązanie stosunku pracy ze strony eksperta/prelegenta, a także przedstawić Zamawiającemu kwalifikacje, poziom wykształcenia w zakresie osoby lub osób zastępujących (zmiana osoby nie dotyczy Zleceniobiorcy - osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej).

 
Odbiorcami usługi będą:

- Decydenci polityczni na szczeblu gminnym, powiatowym i wojewódzkim,

- Instytucje bezpośrednio zaangażowane w pomoc osobom usamodzielnianym (na poziomie gminy, powiatu, województwa - powiatowe/miejskie centra pomocy rodzinie, miejskie/gminne OPS, ROPS oraz ich pracownicy)

- Organizacje pozarządowe,

- Członkowie Regionalnej Sieci Tematycznej

- Inne osoby/instytucje zainteresowane problematyką usamodzielnienia


ZADANIA WYKONAWCY - ZAPEWNIENIE CATERINGU DLA 100 OSÓB PODCZAS KONFERENCJI

1. Wykonawca zapewni:

a)    wyposażenie do organizacji cateringu: termosy/warniki, naczynia, sztućce, obrusy, stoły,

b)   przygotowanie dekoracji stołów i estetycznego podawania posiłków,

c)    przygotowanie, dowóz i podanie zamawianych posiłków i artykułów spożywczych w formie stołu szwedzkiego,

d)   obsługę bieżącą stołu szwedzkiego podczas trwania konferencji (serwisu kawowego oraz lunchu),

e)    zebranie naczyń i uprzątnięcie stołów po opuszczeniu sali przez uczestników konferencji,

f)    usunięcie odpadków i śmieci po wykonanej usłudze.

4. Świadczenie usług cateringowych musi odbywać się w zastawie szklanej lub porcelanowej (z wyłączeniem plastiku) z użyciem sztućców ze stali nierdzewnej, serwetek jednorazowych oraz obrusów materiałowych). Wszystkie niezbędne naczynia zapewnia Wykonawca.

5. Dania przeznaczone na przerwę kawową i lunch muszą być przygotowane do konsumpcji na stojąco przy użyciu jednego sztućca.

7. Świadczenie usług cateringu wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych.

8. Dostawa w odpowiednich, czystych pojemnikach, zapewniających zabezpieczenie przedmiotu dostawy przed wpływem jakichkolwiek szkodliwych czynników.

9. Transport przedmiotu zamówienia oraz podanie go zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i wyżywienia zbiorowego.

10. Przestrzeganie przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych, m.in. ustawy z dnia 25.08.2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (t.j. Dz. U. z 2010 r.,
Nr 136, poz. 914).

13. Wykonawcę obowiązują następujące minimalne wymagania dotyczące poszczególnych posiłków:


Wykonawca zapewni dla 1 uczestnika/uczestniczki co najmniej:

a)   tzw. serwis kawowy do korzystania bez ograniczeń, na który składają się:

●           Napoje gorące, w tym:

-    kawa czarna rozpuszczalna w filiżankach co najmniej po dwie filiżanki na osobę;

-    herbata czarna tradycyjna oraz owocowa w filiżankach, co najmniej dwie filiżanki na osobę;

-    dodatki do napojów bez ograniczeń: cukier, mleczko lub śmietanki do kawy w płynie bez ograniczeń,

 cytryna w plasterkach do herbaty i serwetki dla wszystkich uczestników.

 

●        Napoje zimne, w tym:

- woda mineralna niegazowana- w ilości minimum 0,5 l na osobę;

- sok owocowy 100% - w ilości minimum 0,3 l na osobę.

 

●          dania deserowe:

- ciasta - co najmniej po 4 rodzaje - każdego typu minimum po 50  porcji, po 100 gram każda porcja (minimum);

- ciastka - 3 różne rodzaje:  30 opakowań  o wadze co najmniej 135g każde.

 

Serwis kawowy musi być przygotowany na 30 minut przed rozpoczęciem konferencji, z możliwością korzystania, aż do zakończenia konferencji.

 

b)      lunch , który obejmować będzie:

 

·      danie główne - co najmniej 3 propozycje do wyboru (2 mięsne, 1 bezmięsna) łącznie z co najmniej dwoma dodatkami skrobiowymi oraz surówkami (co najmniej 450 - 500 g/osobę, w tym dodatek mięsny lub rybny nie mniej niż 150 g, dodatek w postaci surówki - 2 rodzaje surówek nie mniej niż po 100g na osobę) przy czym jako dodatek skrobiowy rozumie się ziemniaki, ryż lub makaron.

·  przystawka na zimno typu:

- tartinki, koreczki, roladki (do wyboru min. 3 rodzaje, łącznie co najmniej 100g na osobę),

- sałatka, co najmniej 3 rodzaje, np. grecka, jarzynowa, ryżowa - łącznie minimum 75 gram na osobę

 
Lunch musi być przygotowany na ok.15 min przed rozpoczęciem przerwy na lunch, z możliwością korzystania aż do zakończenia konferencji, z uwzględnieniem że danie ciepłe musi zachować swoją temperaturę.

 
DODATKOWE INFORMACJE (WYMOGI I OBOWIĄZKI WYKONAWCY ORAZ ZAMAWIAJĄCEGO)


1.    Wykonawca będzie zobowiązany do:

a)    wykonania przedmiotu umowy z zachowaniem terminów zgodnie z zasadami współczesnej wiedzy
i obowiązującymi przepisami, złożoną ofertą oraz treścią zapytania ofertowego;

b)   zachowania należytej staranności oraz rzetelnego przygotowania się do realizacji konferencji, w tym:

- wykorzystania podczas prelekcji  materiałów opracowanych w ramach projektu Droga do samodzielności,

- sporządzenia listy potwierdzającej obecność uczestników konferencji,

- sporządzenia dokumentacji fotograficznej z przebiegu konferencji,

c)    współpracy z personelem projektu „Droga do samodzielności", m.in. w tym celu wyznaczy przedstawiciela obecnego w miejscu organizacji konferencji;

d)   sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego dotyczącego wykonania usługi w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia zakończenia jej świadczenia;

e)    odpowiedniego oznaczenia wszystkich miejsc i dokumentów bezpośrednio związanych z realizacją przedmiotu umowy, tj. korespondencji dotyczącej Projektu i wszystkich innych dokumentów z nim związanych wychodzących od Wykonawcy, prezentacji multimedialnych i teczek. Miejsca i dokumenty bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu umowy powinny być  oznakowane przez Wykonawcę zgodnie z aktualnymi „Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL" (www.efs.gov.pl), w szczególności posiadać odpowiednie logotypy, a także zawierać informację o współfinansowaniu działań ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego logotypów Unii Europejskiej;

f)    przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych - tj. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182;

2.    Wykonawca:

a)    jest odpowiedzialny za jakość oferowanych usług, zgodność z warunkami technicznymi i jakościowymi opisanymi dla przedmiotu zamówienia, zgodnie ze złożoną ofertą oraz postanowieniami zapytania ofertowego.

b)   jest zobowiązany do stosowania regulacji prawnych dotyczących wykonania zamówienia zgodnych ze stanem prawnym obowiązującym w trakcie trwania umowy.

3.    Zamawiający:

a)      przeprowadzi nabór uczestników konferencji. Wykonawca jest zobowiązany do przyjęcia skierowanych przez Zamawiającego uczestników,

b)      nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę i uczestników/uczestniczki podczas wykonywania przedmiotu umowy.

INFORMACJA NA TEMAT WSPÓŁFINANSOWANIA ZAMÓWIENIA ZE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ W RAMACH EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO.

Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu innowacyjnego testującego pn. „Droga do samodzielności", współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet VII „Promocja integracji społecznej", Działanie 7.2 Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej, Poddziałanie 7.2.2 Wsparcie ekonomii społecznej).

Wszelka korespondencja, prezentacje multimedialne, materiały (fioletowa teczka wraz z wydrukowaną prezentacją i długopisem) związane ze realizacją przedmiotu zamówienia, powinny być  oznakowane przez Wykonawcę zgodnie z aktualnymi „Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL", w szczególności posiadać odpowiednie logotypy, a także zawierać informację o współfinansowaniu działań ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

INFORMACJA

w trybie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2013r., poz. 907 z późn. zm.) na podstawie zapytania ofertowego, zgodnie z zasadą efektywnego zarządzania finansami (wg. procedury dla zasady konkurencyjności) określonej w Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

odnośnie

ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR PO.272.2.4.2015

Kompleksowa organizacja i obsługa konferencji regionalnej w Łebie w ramach projektu innowacyjnego testującego pn. „Droga do samodzielności” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Zawiadamia się, iż w wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego wpłynęły 4 oferty w terminie, który określony był na dzień 06.03.2015r. godz.13:00 .

Najkorzystniejszą ofertę uzyskując 100,00 pkt. wg kryterium oceny ofert złożyła firma:
Psychoedukacja Barakat, 87-100 Toruń, ul. Lubicka 9

W/w  Wykonawca złożył ofertę najtańszą, spełniającą warunki udziału oraz mieszczącą się w kwocie brutto, którą Zamawiający przewidział na realizację zamówienia.

W związku z powyższym przedmiotowe zamówienie zostanie udzielone:
Psychoedukacja Barakat, 87-100 Toruń, ul. Lubicka 9