Lębork, dn. 24.06.2015 r.

INFORMACJA O WYBORZE NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

Dotyczy zapytania ofertowego o sygnaturze K.272.2.4.2015.DB

Przedmiotem zamówienia jest „Dostawa i montaż oraz wdrożenie systemu zarządzania kolejką w Wydziale Komunikacji Starostwa Powiatowego w Lęborku”.

Zawiadamia się, iż w wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego wpłynęło łącznie pięć ofert.

ZESTAWIENIE OFERT:

Po wnikliwej analizie zapisów „Zapytania ofertowego” (szczególnie pkt VIII) oraz w związku z tym, iż Wykonawca, który uzyskał maksymalną liczbę punktów mieści się w kwocie brutto, którą Zamawiający przewidział na realizację zamówienia przedmiotowe zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy:

BSTi – Biurowe Systemy Teleinformatyczne 01-249 Warszawa ul. Gizów 6

Pytanie 5.           Ile ma być monitorów 40''-50'' i ile ma być automatów biletowych? Nie jest to wprost nigdzie napisane.

Odpowiedź: monitor 1, automat biletowy 1

Pytanie 6.           Co dokładnie oznacza "Termin dostarczenia i montażu Systemu kolejkowego: 30 dni od dnia zatwierdzenia Systemu". Jaki będzie konkretnie czas na wykonanie całości zamówienia po podpisaniu umowy?

Odpowiedź: 30 dni od dnia zatwierdzenia Systemu i podpisania umowy.

Pytanie 7.           Czy Zamawiający określa ile godzin ma trwać szkolenie, czy ma to być ocenione przez Wykonawcę?

Odpowiedź: nie i nie

Pytanie 8.           Czy interesant będzie musiał rejestrować się do systemu, czy też nie?

Odpowiedź: nie, interesant pobiera bilet. Interesant ma mieć możliwość umawiania wizyty przez internet, później po przyjściu do urzędu pobiera bilet – kategoria sprawy I w zapytaniu ofertowym (I.1.)

Pytanie 9.           Co oznacza zapis "System ma posiadać możliwość zbierania i przetwarzania wszelkich danych statystycznych o pracy Urzędu"? Czy będą to dane dotyczące systemu kolejkowego, czy też inne informacje? Jakie?

Odpowiedź: Tylko dane dotyczące Systemu kolejkowego

Pytanie 10.         Co Wykonawca ma rozumieć pod hasłem "wbudowane moduły do tworzenia treści multimedialnych"? Czy mają to być programy, czy wygaszacz ekranu z możliwością określania i definiowania wyświetlanych treści? Czy ma to być wyświetlane na monitorach czy biletomacie?

W jakich momentach?

Odpowiedź: Winno być do odtwarzania treści multimedialnych. Np. w momencie braku oczekujących interesantów, po zablokowaniu wydawania kolejnych biletów. Wyświetlane na monitorze, czy na biletomacie – Zamawiający nie określa

Pytanie 11.         "System kolejkowy powinien posiadać możliwość umawiania wizyt - rezerwacji biletów przez stronę www" - przez jaką stronę będzie taka możliwość? Czy ta strona ma być wyświetlana na biletomacie? Czy zarezerwowanie wizyty poprzez stronę www jest tożsame i równoznaczne z zarezerwowaniem biletu? Czy osoba umówiona na wizytę poprzez stronę www będzie musiała pobierać bilet?

Odpowiedź: Przez jaką stronę Zamawiający nie określa. Pozostała część – patrz odpowiedź do pyt. 8

Pytanie 12.         Zamawiający zakłada kwartalne aktualizacje oprogramowania zawierające zmiany i rozszerzenia. Jakie będą to zmiany i w jakim zakresie? Czy będą to naprawy błędów, czy nowe funkcjonalności. Jeśli nowe to jak szerokie? To może dość mocno determinować cenę.

Odpowiedź: Patrz odpowiedź do pytania 2.

Pytanie 13.         Proszę o przesłanie danych technicznych posiadanego hostingu, na którym ma być uruchamiana rejestracja internetowa.

Odpowiedź: Do systemu kolejkowego preferowany jest serwer dedykowany który będzie obsługiwał również rejestracje internetową. Szybkość łącza 50 MB / symetryczne.

Pytanie 3.           W Opisie przedmiotu zamówienia Zamawiający wymaga dostarczenia automatu biletowego wyposażonego w gilotynę odcinającą bilety.

Czy Zamawiający dopuszcza inne rozwiązania ułatwiające pobieranie biletów z maszyny biletowej np. poprzez perforację taśmy z biletami?

Odpowiedź: Nie

Pytanie 4.           W Opisie przedmiotu zamówienia Zamawiający wymaga dostarczenia automatu biletowego z ekranem dotykowym o przekątnej min. 19”.

Czy Zamawiający dopuszcza zastosowanie automatu biletowego z 17” ekranem dotykowym?

Odpowiedź: Nie

Do wszystkich Wykonawców nr post.:  K.272.2.4.2015.DB

Dot.: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nr K.272.2.4.2015.DB w trybie zapytania ofertowego - „Dostawa i montaż oraz wdrożenie systemu zarządzania kolejką w Wydziale Komunikacji Starostwa Powiatowego w Lęborku”

Pytanie 1.           ”W zapytaniu ofertowym widnieje zapis:

"Z możliwością rozszerzenia systemu o kolejne stanowiska obsługi dla dowolnej kategorii spraw, co uwzględnione będzie w cenie złożonej oferty."

Jak rozumieć rozszerzenia o 'kolejne stanowiska'? Czy podczas wyceny zakładać instalację dodatkowych wyświetlaczy i terminali stanowiskowych?”

Odpowiedź: Należy to rozumieć dosłownie – możliwość rozszerzenia w przyszłości. Jeśli zdecydujemy się na powiększenie o kolejne stanowisko w przyszłości możliwość jego podłączenia bez potrzeby wymiany Systemu i dopiero wtedy nastąpi zakup dodatkowych terminali. W związku z tym nie należy zakładać instalacji dodatkowych wyświetlaczy i terminali stanowiskowych.

Pytanie 2.           „W zapytaniu ofertowym widnieje zapis:

"wsparcie 12-miesięczne – w ramach wsparcia kwartalna aktualizacja oprogramowania. Aktualizacje będą zawierać zmiany i rozszerzenia zgłaszane przez administratora."

Co Państwo rozumiecie poprzez zmiany i rozszerzenia zgłaszane przez Administratora? Jak daleko idących rozszerzeń się spodziewacie?”

Odpowiedź: Należy to rozumieć jako np.

wprowadzenie dodatkowej kategorii spraw (w zapytaniu są 4),

wprowadzenie dodatkowego stanowiska,

rozszerzenie o dane statystyczne nie uwzględnione, a potrzebne, w Systemie,

w przypadku ujawnienia się nieścisłości i problemów z działaniem pewnych funkcji w Systemie - usunięcie ich.

K.272.2.4.2015.DB

Powiat Lęborski

Czołgistów 5, 84-300 Lębork
tel.(59) 86 32 825, faks: (59) 86 21 406
www.powiat-lebork.com
e-mail: starostwo_lebork@poczta.onet.pl

ZAPYTANIE OFERTOWE

Powiat Lęborski działając w trybie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2013 poz. 907 ze zm.) oraz na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Lęborku zaprasza do złożenia oferty na następujące zadania:

„Dostawa i montaż oraz wdrożenie systemu zarządzania kolejką w Wydziale Komunikacji Starostwa Powiatowego w Lęborku”

1. Poprzez dostawę i montaż oraz wdrożenie systemu zarządzania kolejką w Wydziale Komunikacji Starostwa Powiatowego w Lęborku zamawiający rozumie:
2. Dostarczenie do siedziby Starostwa Powiatowego w Lęborku systemu kolejkowego na 5 stanowisk obsługi, przeznaczonego dla następujących kategorii spraw oznaczonych wielkimi literami

Kategoria „A” – 3 stanowiska obsługi                                       Zamawiający przewiduje stworzenie w ramach

Kategoria „B” – 1 stanowisko obsługi                                       systemu kolejkowego5 stanowisk. Pozostałe

Kategoria „C” – 1 stanowisko obsługi                                        mają pozostać w rezerwie na ewentualną        

Kategoria „I” – 1 stanowisko obsługi                                        możliwość rozbudowy systemu.

Z możliwością rozszerzenia systemu o kolejne stanowiska obsługi dla dowolnej kategorii spraw, co uwzględnione będzie w cenie złożonej oferty.

W ramach systemu kolejkowego, z zainstalowanego biletomatu, w którym interesant wybiera rodzaj sprawy spośród kategorii:

A – Rejestracja: pojazdów nowych, pojazdów sprowadzonych z zagranicy, pojazdów zarejestrowanych w kraju. Wyrejestrowania pojazdów z powodu kasacji i kradzieży.

B – Odbiór dowodów rejestracyjnych nowych i z depozytu, zgłoszenia zbycia pojazdów, wpis adnotacji (hak, gaz, VAT), wyrejestrowania czasowe.

C – Wszystkie sprawy związane z uprawnieniami do kierowania pojazdami (prawa jazdy)

I – wizyty umawiane przez internet.

Po wyborze rodzaju sprawy drukowany będzie bilet z numerem (1 numer = 1 sprawa, jeśli klient ma 2 sprawy to winien wziąć 2 bilety), ilością osób w kolejce i przewidywanym średnim czasem oczekiwania. Informacje o stanie kolejki będą również wyświetlane na monitorze, system zaś głosowo będzie wywoływał kolejne numery, kierując klientów do konkretnego stanowiska obsługi.

Zainstalowany system kolejkowy musi posiadać możliwość umawiania wizyt przez internet z możliwością konfigurowania przez administratora następujących funkcji:

• Dodawanie usuwanie i edycja kategorii systemu kolejkowego,
• Definiowanie odrębnych czasów umawiania wizyt dla każdej kategorii (usługi)
• Tryb potwierdzenia rejestracji do systemu kolejkowego poprzez e-mail lub bez potrzeby potwierdzania.
• oraz wyświetlania aktualnego stanu kolejki na stronie WWW

W ramach przedmiotu zamówienia i w ramach ceny za jego wykonanie Wykonawca dostarczy Zamawiającemu materiały eksploatacyjne niezbędne do obsługi 30 000 interesantów

Dane techniczne systemu

• Zestaw komputerowy z zainstalowanym oprogramowaniem realizującym funkcje związane z zarządzaniem kolejkami;
• Monitor LED – ekran główny wielkość monitora w przedziale 40” - 50”
• Ekran panoramiczny,
• przeznaczony do pracy ciągłej,
• Wbudowane głośniki do przywoływania głosowego
• Wygląd ekranu konfigurowalny z poziomu administratora poprzez dedykowane oprogramowanie dostarczone wraz z systemem kolejkowym.
• Brak wbudowanego tunera TV
• Włącznik i wyłącznik czasowy dla każdego dnia tygodnia z osobna
• Możliwość blokady przycisków monitora na obudowie
• Terminale stanowiskowe (urządzenia przywołujące klientów do stanowiska obsługi), wyposażone w przyciski i wyświetlacz (dla 5 stanowisk);
• Automat biletowy wolnostojący z monitorem dotykowym min. 19” z uchwytem i montażem do podłogi, drukarka termiczna zamontowana w obudowie wandaloodpornej z możliwością otworzenia obudowy zamykanej na kluczyk w celu wymiany rolek papieru (standardowe rolki papieru do drukarek fiskalnych) i funkcji serwisowych.

Dostarczony biletomat i zainstalowane na nim oprogramowanie powinno posiadać funkcjonalność:

• blokowania biletera systemu kolejkowego w sytuacji gdy skończy się papier w drukarce termicznej, poprzez wyświetlenie na ekranie informacji o skończeniu się papieru i oczekiwaniu na jego uzupełnienie przez personel oraz wysłaniu na wskazany adres email wiadomości o zdarzeniu. Po uzupełnieniu papieru w bileterze system powinien powrócić do stanu normalnego funkcjonowania bez konieczności ingerencji administratora.
• Drukarka termiczna z obsługą znaków w języku polskim, wyposażona w funkcję automatycznego obcinania papieru z możliwością wyboru (przycięcie pełne lub częściowe), żywotność 1 000 000 biletów (10 lat przy 500/dzień), system zmiany rolki z papierem o szer. 57mm lub 60mm, długości od 30 do 90m.
• Monitor dotykowy umożliwiający programowanie minimum 99 przycisków oraz dodawania podkategorii.
• Pobranie biletu z automatu biletowego odbywa się poprzez naciśnięcie wybranej kategorii na monitorze dotykowym, na którym będzie znajdował się opis grup.
• Automat biletowy powinien umożliwiać drukowania na bilecie:
• numer klienta wraz z symbolem literowym danej kategorii,
• liczbę czekających osób,
• datę i godzinę wydania biletu,
• logo wraz z dowolną grafiką lub tekstem zaproponowanym przez zamawiającego
• Oprogramowanie;
• Udzielenie licencji na dostarczone oprogramowanie
• Aplikacja do przywoływania interesantów instalowana na komputerach zarządzających systemem kolejkowym powinna posiadać możliwość podglądu online: ile osób pograło bilet do danej kategorii, możliwość transferu danego numeru biletu do innej kategorii/podkategorii, możliwość przeniesienia wzywanego numeru do poczekalni, gdy nie odpowiada i wywołanie go z powrotem w dowolnym momencie obsługi interesantów, możliwość wyboru, która kategoria jest obsługiwana przez dane stanowisko, jeśli użytkownik ma takie uprawnienia.
• Administrator aplikacji powinien posiadać możliwość zakładania /usuwania limitów przydzielonych do danej kategorii. Limity powinny uwzględniać ilość biletów na dany dzień i godzinę wyłączenia danej kategorii. Aplikacja systemu kolejkowego powinna mieć możliwość przypisywania takich limitów do każdej kategorii i podkategorii niezależnie.
• Kiedy zostanie ustawiony limit danej kategorii/podkategorii i system kolejkowy osiągnie zadaną wartość to na ekranie monitorów powinna pokazać się informacja (np.: znak graficzny w postaci kłódki) sygnalizująca zamknięcie danej kategorii/podkategorii a na automacie kolejkowym dana kategoria/podkategoria powinna nie być dostępna np.: poprzez wyświetlenie jej jako szare pole,
• Zainstalowane oprogramowanie systemu kolejkowego powinno mieć możliwość pokazania na każdym z monitorów aktualnie przywołany bilet i ilość biletów oczekujących do danych kategorii

Wykonawca wraz z wymienionymi wyżej elementami dostarczy wszelkie konieczne do ich montażu i uruchomienia systemu akcesoria.

System ma posiadać możliwość zbierania i przetwarzania wszelkich danych statystycznych o pracy Urzędu.

2. Montaż Systemu w budynku Starostwa Powiatowego w Lęborku

• Uruchomienie sieci łączącej urządzenia wchodzące w skład systemu w zakresie niezbędnym do jego prawidłowego działania;
• Konfiguracja systemu zgodnie z zaleceniami Zamawiającego;
• Administrator systemu powinien mieć możliwość dodawania kolejnych kategorii kolejek, podkategorii, nowych stanowisk obsługi (aplikacji stanowiskowych instalowanych na komputer PC) i użytkowników bez ponoszenia dodatkowych nakładów inwestycyjnych w sprzęt czy licencje;
• Aplikacja do tworzenia i zarządzania systemem kolejkowym powinna posiadać:
• - wbudowany moduł zegara i aktualnej daty pobieranej z serwera systemu kolejkowego,
• - wbudowany darmowy moduł aktualnej informacji pogodowej dla danego regionu na świecie pobieranej z serwerów pogodowych dostępnych w sieci Internet,
• - wbudowane moduły do tworzenia treści multimedialnych: pokaz slajdów i plików graficznych z określeniem czasu ich wyświetlania w jakości nie mniejszej niż 720p, możliwość podpięcia zewnętrznej kamery IP, plików multimedialnych, prezentacji PowerPoint
• Aplikacja do przywoływania interesantów instalowana na komputerach zarządzających systemem kolejkowym powinna posiadać możliwość podglądu online: ile osób pobrało bilet do danej kategorii, możliwość transferu danego numeru biletu do innej kategorii/podkategorii, możliwość przeniesienia wzywanego numeru do poczekalni, gdy nie odpowiada i wywołanie go z powrotem w dowolnym momencie obsługi interesantów, możliwość wyboru, która kategoria jest obsługiwana przez dane stanowisko, jeśli użytkownik ma takie uprawnienia.
• W przypadku zaniku napięcia i ponownym uruchomieniu komputera system musi zapewnić automatyczne uruchomienie z utrzymaniem ciągłości kolejki.
• System musi umożliwiać dowolny transfer klientów pomiędzy różnymi grupami bez konieczności ponownego pobierania biletu oraz przenoszenie biletu do poczekalni.
• System powinien posiadać moduł dający funkcjonalność podglądu Online statusu wszystkich kategorii/podkategorii systemu kolejkowego i aktualnie obsługiwanego numeru poprzez stronę www z możliwością wyświetlenia tych informacji na komputerach PC, tabletach, smartfonach.
• System kolejkowy powinien posiadać możliwość umawiania wizyt – rezerwacji biletów przez stronę www.
• Uruchomienie systemu.
• Zaoferowany sprzęt musi być oznaczony znakiem CE oraz posiadać deklarację zgodności z normą bezpieczeństwa CE – należy przez to rozumieć certyfikat wydany przez upoważnioną instytucję certyfikującą lub oświadczenie producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela stwierdzające na jego wyłączną odpowiedzialność, że oferowane wyroby są zgodne z zasadniczymi wymaganiami, zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku o systemie oceny zgodności (tekst jednolity Dz. U. z 2014 roku, poz. 1645 ze zm.).

3. Wdrożenie systemu zarządzania kolejką

• Przeprowadzenie szkolenia pracowników z zakresu obsługi urządzeń wchodzących w skład Systemu oraz szkolenie w zakresie obsługi urządzenia i zainstalowanego oprogramowania dla administratorów,
• instrukcja dotycząca konfiguracji oprogramowania, wydana w języku polskim
• max 4-godzinny czas reakcji od zgłoszenia usterki, awarii,
• usunięcie awarii komponentów sprzętowych Systemu przez Wykonawcę powinno nastąpić najpóźniej w drugim dniu roboczym od dnia zgłoszenia awarii,
• ewentualne naprawy gwarancyjne będą odbywały się w miejscu, w którym System Kolejkowy objęty gwarancją znajduje się w chwili zgłoszenia wadliwego działania,
• w okresie gwarancji wszelkie koszty związane z dojazdem serwisu i usunięciem awarii (w tym wymiana na nowe części) stwierdzonej w przedmiocie niniejszej umowy, obciążają Wykonawcę,
• gdy zaistnieje przypadek niemożności usunięcia awarii w w/w terminie na czas naprawy Wykonawca zapewni urządzenie zastępcze o parametrach nie gorszych niż sprzęt naprawiany, oraz zapewni bezpłatną dostawę, montaż i uruchomienie tego sprzętu najpóźniej następnego dnia roboczego po upływnie,
• po każdej naprawie Wykonawca przesyła drogą elektroniczną na adres komunikacja@starostwolebork.pl lub faksem pod numer 59 86 32 847 potwierdzenie naprawy, w formie protokołu, zawierającego opis usterki oraz sposób naprawy. Oryginał protokołu należy przesłać na adres: Starostwo Powiatowe w Lęborku ul. Czołgistów 5, 84-300 Lębork,
• Integracja we współpracy z Zamawiającym Systemu Kolejkowego z witryną http://www.powiat-lebork.com/ w zakresie publikowania na tej witrynie informacji o czasie oczekiwania oraz w zakresie kalendarza internetowego,
• Wykonawca zapewni Zamawiającemu wsparcie techniczne hot-line w godzinach pracy Wydziału Komunikacji Starostwa Powiatowego w Lęborku
• wsparcie 12-miesięczne – w ramach wsparcia kwartalna aktualizacja oprogramowania. Aktualizacje będą zawierać zmiany i rozszerzenia zgłaszane przez administratora.

Pozostałe ustalenia należy uzgodnić z Zamawiającym.

1. Wykonawca zobowiązany jest do uzgodnienia ostatecznego zestawienia urządzeń wchodzących w skład Systemu kolejkowego najbardziej odpowiadający specyfice urzędu i realizowanych w Wydziale Komunikacji spraw.

• Wykonawca zobowiązany jest do podania rodzaju licencji, opłat za aktualizacje oraz opłat abonamentowych jeśli dotyczy.

1. Termin dostarczenia i montażu Systemu kolejkowego: 30 dni od dnia zatwierdzenia Systemu.
2. Potwierdzeniem wykonania przedmiotu zamówienia będzie protokół zdawczo-odbiorczy podpisany przez strony: Zamawiającego I Wykonawcę. Protokół stanowić będzie podstawę do wystawienia faktury/rachunku.
3. Opłata za realizację zamówienia odbędzie się na podstawie faktury w terminie 21 dni od daty doręczenia przez Wykonawcę.

• Wykonawca udzieli na przedmiot zamówienia gwarancji. Czas gwarancji liczony będzie od daty podpisania przez obie strony protokołu zdawczo-odbiorczego.
• Kryterium oceny ofert: Zamawiający wybierze ofertę Systemu kolejkowego, kierując się następującymi kryteriami:

1. Cena; 90%

Cena min

                                                                                              -------------- x 90 pkt = [ilość pkt]

                                                                                                 Cena

gdzie:

• Cena min - najniższa zaoferowana cena (brutto) spośród ofert podlegających ocenie.          
• Cena - cena brutto ocenianej oferty.

2. Długość gwarancji; 10%

Gwarancja

                                                                              ----------------------------------- x 10 pkt = [ilość pkt]

                                                                                             Gwarancja max

gdzie:

• Gwarancja max - najdłuższa zaoferowana gwarancja spośród ofert podlegających ocenie.          
• Gwarancja - długość udzielonej gwarancji ocenianej oferty.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, spośród ofert nieodrzuconych - ważnych - z największą liczbą punktów, po zsumowaniu, wg zasad opisanych wyżej

1. Osobami upoważnionymi do kontaktu z Wykonawcami są:
2. w sprawach formalnych: Anita Pirycka
3. w sprawach przedmiotu zamówienia: Dariusz Buczak

w dni robocze od 8:00 do15:00.

1. Prosimy o udzielenie odpowiedzi na niniejsze zapytanie do 2 czerwca 2015 r. do godz. 14:00

Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty Szczegółowy opis funkcjonowania systemu.

Ofertę należy przesłać w zamkniętej kopercie na adres:

Starostwo Powiatowe w Lęborku, ul. Czołgistów 5, 84-300 Lębork,

pod rygorem nie rozpatrzenia oferty wniesionej po tym terminie bez względu na przyczyny opóźnienia.

Koperta winna również posiadać napis:

Dostawa i montaż oraz wdrożenie systemu zarządzania kolejką w Wydziale Komunikacji Starostwa Powiatowego w Lęborku

Lub drogą elektroniczną na adres: dariuszbuczak@starostwolebork.pl

Lub faksem: 59 86 32 847

Lub złożyć w siedzibie Zamawiającego w Biurze Obsługi Interesanta